Adecuado manejo de archivos en instituciones públicas facilitaría a ciudadanos realizar trámites: Adrián Alcalá

Adecuado manejo de archivos en instituciones públicas facilitaría a ciudadanos realizar trámites: Adrián Alcalá

  • Los archivos que se encuentran en posesión del gobierno no deben ser requeridos al ciudadano: Adrián Alcalá Méndez, Comisionado del INAI 
  • El tratamiento de la privacidad y los datos personales sensibles tienen que ser tratados con cuidado: Hernán Cabrera Pichuante, Coordinador del Proyecto de Modernización del Archivo General de Chile

 Ciudad de México.- El Comisionado del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a  la Información y Protección de Datos Personales (INAI), Adrián Alcalá Méndez, planteó que un adecuado manejo de los archivos al interior de las instituciones públicas contribuiría a facilitar la realización de trámites a los ciudadanos, pues permitiría el intercambio de información y evitaría solicitar varias veces documentos con los que ya cuenta el Estado.

“Los archivos que se encuentran en posesión del gobierno no deben ser requeridos al ciudadano, la gestión documental y las transferencias de documentos al Archivo Nacional Electrónico requiere de considerar normas y buenas prácticas, para así garantizar el acceso a la documentación del Estado”, expuso durante el Foro Iberoamericano de Archivos.

Al participar como relator en la Conferencia magistral: Herramientas, elementos, métodos y procesos en la archivística digital, impartida por Hernán Cabrera Pichuante, Coordinador del Proyecto de Modernización del Archivo General de Chile, el Comisionado del INAI retomó las ideas centrales, entre ellas, el establecimiento de un estándar internacional que persigue la transferencia de documentos al archivo y el acceso a la información, por parte de otros.

Alcalá Méndez destacó que Chile cuenta con la Ley de Transformación Digital, la cual ha logrado avances importantes en beneficio de todas y todos los ciudadanos, en este contexto, añadió que la tecnología es un elemento catalizador, pues permite construir sistemas de información conformados por software, hardware, procesos y personas.

Hernán Cabrera Pichuante, Coordinador del Proyecto de Modernización del Archivo General de Chile, sostuvo que una organización, institución o Estado análogo no es útil para una sociedad digital; enfatizó que la transformación digital debe contemplar la participación de las personas y el rediseño de procesos.

“En el caso chileno tenemos una Ley de Transformación Digital, que nos cambiará a todos, porque es bastante ambiciosa en ciertos plazos que están otorgando, para que las instituciones del Estado se suban a una filosofía de cero papel, los ciudadanos, las personas no pueden estar haciendo fila para ser atendidos, uno de los conceptos es yo no le puedo pedir a cualquier persona que esté haciendo un trámite ningún papel que el Estado ya posea”, apuntó.

Reconoció que existen temas legales importantes como el tratamiento de la privacidad de las personas y los datos personales sensibles, que tienen que ser tratados con cuidado en el momento en que las instituciones comiencen a interoperar e intercambiar información.

Una gestión apropiada requiere el tratamiento adecuado de los documentos, aplicar normas y buenas prácticas, que son indispensables en el ámbito digital, pues el documento es objeto de la archivística y en la parte digital, desde que nace debe contener los metadatos mínimos, pensando en la preservación, clasificación y la valoración desde el punto de vista digital, concluyó Cabrera Pichuante.

Estuvieron presentes en la conferencia magistral, Myrna Araceli García Morón, Magistrada Presidenta del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de México (TRIJAEM) y Zulema Martínez Sánchez, Comisionada Presidenta del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).

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