Instruye el INAI a la SRE indicar procedimiento para consultar archivos históricos

• “La información que se resguarda en los archivos históricos tiene gran importancia como fuente de consulta y una de sus principales funciones es el uso social”: Comisionada Josefina Román Vergara

Ciudad de México.- El Pleno del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) instruyó a la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) informar el procedimiento a seguir para consultar los documentos migratorios, fichas de ingreso, estancia, naturalización y todo lo que se encuentre disponible respecto de una persona, contenidos en un archivo histórico.

--“Este caso demuestra que la información que se resguarda en los archivos históricos tiene gran importancia como fuente de consulta y una de sus principales funciones es el uso social; además de que la Ley General de Archivos reconoce y, por tanto, redimensiona la importancia de los archivos, la contribución que brindan al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, el relevante valor que poseen para las instituciones y la sociedad, así como para el conocimiento de la evolución del Estado y de la historia nacional, regional y local conservada en los archivos históricos”, expresó la Comisionada Josefina Román Vergara.

Al presentar el asunto ante el Pleno, la Comisionada Román puntualizó que la documentación solicitada excede el plazo de conservación de 70 años que establece la Ley General de Archivos y, aunque se trate de un expediente de naturalización y/o nacionalidad de una persona que, evidentemente, contiene datos personales sensibles, lo cierto es que se tienen las condiciones para que se privilegie el acceso a la información, previa observancia de las medidas de conservación.

En el caso concreto, una persona solicitó a la SRE, a través de la Plataforma Nacional de Transparencia, los documentos migratorios, fichas de ingreso, estancia, naturalización y todo lo que se encuentre disponible respecto a dos personas identificadas.

En respuesta, la Secretaría manifestó la inexistencia de la información de una de las personas, y clasificó como confidenciales los documentos migratorios, naturalización y de cualquier naturaleza de la otra persona, en términos del artículo 113, fracción I de la Ley Federal de Transparencia.

Inconforme, el solicitante interpuso un recurso de revisión ante el INAI, manifestando como agravio la clasificación de la información, pues a su consideración se puede elaborar una versión pública, además de señalar que en el Archivo General de la Nación (AGN) se encuentra información de las personas que busca y le dejaron tomar fotos.

En alegatos, el sujeto obligado indicó que, para otorgar el acceso al expediente solicitado es necesario acreditar la titularidad del expediente o el parentesco en línea recta con la persona de interés.

Posteriormente, y ante el hecho de que la parte recurrente mencionó que en el AGN se encuentra la información y le permitieron su acceso, se le realizó un requerimiento de información adicional a la SRE para verificar si la información se encuentra catalogada como archivo histórico, pues en este aspecto, los archivos confidenciales pueden estar sujetos a excepciones para su entrega.

La Comisionada del INAI compartió que, en desahogo al requerimiento, el sujeto obligado manifestó de manera textual que: “el expediente clasificado se encuentra en el archivo histórico dentro del Acervo Histórico Diplomático, está catalogado como archivo histórico y que la fecha a partir de la cual se tiene registro es del 22 de agosto de 1950”.

Por lo anterior, dijo, es notable que el estudio de este asunto no podía sujetarse solamente a las excepciones de acceso a la información relativas al tratamiento de datos personales, que contempla tanto la Ley Federal de Transparencia como la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados ya que, al ser considerado un documento histórico, se debe analizar a la luz de la vigente Ley General de Archivos.

Refirió que “el artículo 36 de la Ley General de Archivos establece que los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso público y una vez que haya concluido su vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o confidenciales. Sobre el acceso a estos archivos con valor histórico pueden existir aquellos que contengan datos personales sensibles, los cuales conservarán tal carácter en el archivo de concentración por un plazo de 70 años a partir de la fecha de creación del documento, plazo en el que serán de acceso especial”, acotó.

Del análisis realizado por la ponencia, a cargo de la Comisionada Josefina Román Vergara,  y de acuerdo con los datos aportados por la Secretaría de Relaciones Exteriores, se concluyó que, desde la fecha de creación del expediente requerido a la fecha de la solicitud, han transcurrido 73 años, 2 meses y 18 días, y que la información tiene el carácter de archivo histórico, pues fue clasificado como tal y por ello se encuentra fuera del periodo de restricción de acceso a datos personales sensibles, de acuerdo con la Ley General de Archivos.

La Comisionada resaltó que el Archivo Histórico “Genaro Estrada” del Acervo Histórico Diplomático de la Secretaría de Relaciones Exteriores tiene la responsabilidad de organizar, conservar, administrar, describir y difundir el acervo documental de carácter histórico de la Secretaría. En él se resguardan los documentos de valor permanente transferidos por el Archivo de Concentración, cuando éstos han concluido sus vigencias administrativas y sus plazos de reserva.

Por lo expuesto, el Pleno del INAI determinó modificar la respuesta de la Secretaría de Relaciones Exteriores a efecto de que, en términos de lo establecido por el acuerdo en el que se dan a conocer los Lineamientos y formatos de los trámites que aplica la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático de la Cancillería, se informe el procedimiento a seguir para consultar la información, y que la reproducción de ésta es posible mediante cámara digital o mediante la contratación de servicios de microfilmación o digitalización.

Además, determinó que, si se requiere la reproducción de los documentos en copias simples o certificadas, el sujeto obligado deberá realizar una valoración previa atendiendo sus medidas de conservación para verificar si el estado físico de la documentación lo permite, e informar lo conducente.